Fallstudie: Effiziente Auftragsverwaltung in der Online Marketing AG durch Odoo im Praxiseinsatz

Ausgangslage

Die Online Marketing AG ist eine führende Agentur aus Zug mit einem umfassenden Portfolio an digitalen Dienstleistungen. Sie benötigte ein ERP-System für komplexe Angebots- und Rechnungsprozesse, damit diese effizient abgebildet werden können.

Herausforderungen stellten dabei insbesondere die hohe Produktvarianz, Abonnement-Modelle, Teilrechnungen sowie differenzierte Budgetstrukturen dar. Gleichzeitig sollte das ERP-System eine solide Basis für die künftige ganzheitliche Integration weiterer Geschäftsbereiche wie HR und Buchhaltung bilden.

Das Ziel war, administrative Abläufe zu vereinfachen, interne Effizienzpotenziale auszuschöpfen und eine ganzheitlich integrierte ERP-Lösung mit Odoo als zentralem Steuerungsinstrument zu schaffen.

Herausforderungen

• Effiziente Verwaltung eines umfangreichen Produktportfolios mit individuellen Angebotsstrukturen

• Zuverlässige Abwicklung wiederkehrender Leistungen (Abos) und Teilrechnungen

• Klare Trennung und Verwaltung nicht erfolgsrelevanter Medienbudgets

• Erstellung grafisch anspruchsvoller Angebots- und Rechnungsdokumente

• Vorbereitung auf die nahtlose Integration weiterer Module wie der Schweizer Lohnbuchhaltung

Lösungsansatz

Odoo wurde als zentrales ERP-System eingeführt und spezifisch auf die Anforderungen und Prozesse der Online Marketing AG zugeschnitten und auf odoo.sh gehostet.

Kernfunktionen der implementierten Lösung:

Produkt- und Angebotsmanagement

• Integrierte Verwaltung variantenreicher Dienstleistungen inklusive Abonnement-Modellen und Teilzahlungsoptionen, vollständig verknüpft mit CRM und Auftragsabwicklung.

Offerten- und Rechnungsdesign

• Erstellung visuell hochwertiger, funktionaler PDF-Dokumente, welche die komplexen Strukturen der erbrachten Leistungen transparent darstellen.

Medienbudget-Verwaltung

• Separate Erfassung und Verarbeitung nicht erfolgsrelevanter Budgets ohne Einfluss auf die Ergebnisrechnung, sauber integriert ins Controlling.

Teil- und Abschlagsrechnungen

• Flexible Rechnungsstellung mit automatisierten Workflows für regelmässige und projektbezogene Abrechnungen.

Resultat

Die Einführung von Odoo führte bei der Online Marketing AG zu einer deutlichen Entlastung im Tagesgeschäft, erhöhter Transparenz sowie einer professionelleren Aussendarstellung durch automatisierte und optisch ansprechende Angebots- und Rechnungsprozesse.

Über den Kunden

Die Online Marketing AG unterstützt Unternehmen erfolgreich in digitaler Markenführung und Kampagnenplanung. Aufgrund ihres vielfältigen Dienstleistungsportfolios ist Flexibilität in der Auftragsabwicklung essenziell, weshalb Odoo die ideale ERP-Lösung für das Unternehmen darstellt.