Binadoo optimiert Kundensupport: Fallstudie zur KI-gesteuerten Helpdesk-Lösung mit Odoo bei Kiratik

Ausgangslage

Die Kiratik GmbH entwickelt Softwarelösungen für die Lebensmittelbranche mit einem starken Fokus auf Effizienz, Innovation und Kundenzufriedenheit. Um Supportanfragen strukturiert bearbeiten und erbrachte Leistungen effizient abrechnen zu können, benötigte Kiratik eine skalierbare Helpdesk-Lösung. Diese sollte sowohl das interne Zeitmanagement als auch die externe Kundenkommunikation umfassen.

Ziel war es, ein zentrales System einzurichten, das die Supportprozesse automatisiert, Arbeitszeiten transparent erfasst und eine reibungslose Kundenabrechnung gewährleistet – ergänzt durch moderne Kommunikationskanäle und KI-gestützte Assistenz.

Herausforderungen

• Vollständige Abbildung der Helpdesk-Prozesse, einschließlich Ticketverwaltung, Zeiterfassung und Abrechnung

• Automatisierte Kategorisierung und Vorqualifizierung eingehender Supportanfragen

• Integration einer internen Wissensdatenbank zur Unterstützung der Bearbeitung

• Aufbau moderner, direkter Kommunikationskanäle zu den Kunden (z. B. WhatsApp)

• Sicherstellung einer nahtlosen Nutzererfahrung sowohl für Mitarbeitende als auch für Kunden

Lösungsansatz

Als zentrale Plattform wurde Odoo implementiert und spezifisch an die Anforderungen von Kiratik angepasst. Binadoo durfte vor einem Jahr die Programmierung, Beratung und Support der Lösung übernehmen und entwickelt das System in enger Zusammenarbeit mit Kiratik kontinuierlich weiter. Dazu gehören die Evaluierung und/oder entwicklung neuer Module, ein aktiver Live-Support sowie regelmäßige Updates der Odoo-Version.

🚀 Highlights der Umsetzung:

• Helpdesk-Modul mit integrierter Zeitabrechnung:

• Jedes Supportticket wird direkt mit einer Zeiterfassung gekoppelt. Dadurch können die erbrachten Leistungen automatisch, transparent und effizient in Kundenrechnungen übernommen werden.

Automatisierte Ticketbearbeitung mittels KI:

• Durch die Integration der ChatGPT-API wird jedes eingehende Ticket durch ein Large Language Model (LLM) analysiert. Die von Kiratik entwickelte KI verbessert sich kontinuierlich und integriert sich immer tiefer in Odoo

• Vorschläge zur Lösungsfindung auf Basis der internen Knowledge Base

• Automatische Kategorisierung und Priorisierung der Tickets

• Teilweise oder vollständige automatische Vorbeantwortung ohne manuelles Eingreifen

Zentrale Wissensdatenbank:

• Internes Wissen wird systematisch strukturiert und laufend erweitert. Die KI nutzt diese Daten aktiv zur Unterstützung bei der Ticketbearbeitung und erweitert kontinuierlich ihren Wissensstand

Next-Generation Kundenkommunikation:

Aktuell befindet sich eine voll integrierte WhatsApp-Schnittstelle in der Entwicklung, begleitet von einem damit verbundenen Odoo-Versionsupdate im Teststadium. Zukünftig werden Kunden Supportanfragen direkt über WhatsApp stellen können – vollständig integriert in das Odoo Helpdesk-Modul.

Resultat

Mit der innovativen Odoo-Lösung hat Kiratik die Supportbearbeitung auf ein neues Niveau gebracht. Die Kombination aus KI-gestützter Automatisierung, integrierter Zeiterfassung und nahtloser Kommunikation sorgt für schnellere Reaktionszeiten, lückenlose Dokumentation und transparente Abrechnungen. Der geplante WhatsApp-Kanal wird zudem die Kundennähe weiter erhöhen und die Usability noch intuitiver gestalten.